Introduzione
La redazione di una lettera commerciale è un'arte che richiede precisione e attenzione ai dettagli. In questa guida, esploreremo ogni elemento cruciale per creare una lettera che non solo comuniche in modo chiaro e professionale, ma che possa anche distinguersi online, garantendoti visibilità e autorevolezza.
Parti Fondamentali di una Lettera Commerciale
Indirizzo del Mittente
Se stai scrivendo su carta intestata, posiziona l'indirizzo del mittente in alto a sinistra. Se non utilizzi carta intestata, inserisci l'indirizzo del mittente un rigo sopra la data. Evita di ripetere il nome del mittente, poiché sarà incluso nella chiusura della lettera.
Data
La data indica quando la lettera è stata scritta. Se il documento è stato redatto in più giorni, utilizza la data di completamento. Nel contesto statunitense, segui il formato mese/giorno/anno.
Indirizzo del Destinatario
Rivolgersi a una persona specifica è sempre preferibile. In assenza del nome, cerca di ottenere informazioni attraverso ricerche o contatti con l'azienda. Utilizza il formato postale statunitense per gli indirizzi interni e, per quelli internazionali, inserisci il nome del paese in maiuscolo all'ultima riga.
Saluto
Il saluto dovrebbe riflettere il livello di familiarità con il destinatario. Se conosci il nome, utilizzalo con il titolo appropriato. In caso contrario, opta per un saluto neutro, come il titolo di lavoro seguito dal nome del destinatario.
Corpo della Lettera
Mantieni il corpo della lettera chiaro e conciso. Utilizza il singolo spazio e allinea a sinistra ogni paragrafo. La prima sezione dovrebbe iniziare con un'introduzione amichevole, seguita da una dichiarazione chiara del punto principale. Successivamente, giustifica il tuo argomento fornendo informazioni di sfondo e dettagli di supporto.
Chiusura
La chiusura dovrebbe iniziare allineata con la data e con un'unica maiuscola iniziale. Lascia quattro spazi vuoti per la firma. In caso di presenza di un due punti dopo il saluto, inserisci una virgola dopo la chiusura.
Allegati e Iniziali del Dattilografo
Se hai allegati, menzionali alla fine della lettera. Le iniziali del dattilografo, se necessarie, indicano chi ha digitato la lettera.
Scelta del Formato e del Carattere
Formato a Blocco
Il formato a blocco è il più comune, con l'intera lettera allineata a sinistra e spaziatura singola tra i paragrafi.
Formato a Blocco Modificato
Simile al formato a blocco, ma la data e la chiusura sono posizionate al centro.
Formato Semi-Blocco
Meno utilizzato, prevede l'indentazione di ogni paragrafo anziché l'allineamento a sinistra.
Scelta del Carattere
Il carattere Times New Roman, dimensione 12, è universalmente accettato. Tuttavia, in contesti più informali, come aziende più progressiste, puoi optare per Arial.
Conclusioni
Scrivere una lettera commerciale efficace richiede attenzione ai dettagli e conformità ai protocolli. Segui questa guida passo dopo passo per garantire che la tua comunicazione commerciale sia non solo impeccabile ma anche in grado di distinguersi online, aumentando la tua visibilità e credibilità aziendale.
